Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus.

Automatyzacja w komunikacji wewnętrznej – chatbot

Czy marzysz o tym, aby nie odpowiadać w kółko na te same pytania pracowników? Masz wrażenie, że nie pracujesz w dziale HR, a w punkcie informacyjnym? Czy odpowiadanie na maile pracowników zajmuje Ci stanowczo zbyt dużo czasu? A może nie możesz doprosić się odpowiedzi na swoje pytanie, które utknęło w gąszczu setek maili? 
Jeśli którekolwiek z powyższych pytań wydaje się znajome, to mamy dobrą wiadomość — istnieje rozwiązanie, które pozwoli zdjąć obowiązek notorycznego odpowiadania na powtarzające się pytania. To chatbot, który przy użyciu technologii AI oraz NLP może być nieocenionym wsparciem w komunikacji wewnętrznej organizacji. 

Jak mogę Ci pomóc? 

Wg danych Emplocity ponad 80% pytań zadawanych wewnątrz organizacji to pytania powtarzalne. Zalewają skrzynki mailowe, a te — notorycznie przeładowane — utrudniają odnalezienie potrzebnej w danym momencie informacji. Boty dedykowane komunikacji wewnętrznej wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom i zdejmują z barków HR oraz działów administracji istotną część mechanicznej pracy. Oprócz oczywistej korzyści dla powyższych departamentów mamy beneficjentów po drugiej stronie — pracownik otrzymuje odpowiedź na pytanie natychmiast. Ma to szczególne znaczenie np. w przypadku niecodziennych zdarzeń jak urlop na żądanie czy konieczność podania numeru polisy ubezpieczeniowej firmowego auta. 

Chatboty świetnie sprawdzą się w takich obszarach jak pytania dotyczące urlopów (wnioski urlopowe, urlopy na żądanie,
L-4 itp.), badania okresowe, zarządzanie firmową flotą aut (np. polisy ubezpieczeniowe, karty paliwowe, dostępność aut etc.). Boty to doskonałe wsparcie helpdesku, pomoc w rozliczaniu delegacji, czy wydatków firmowych. To narzędzie, które
z powodzeniem można wykorzystać również do wewnętrznych procesów, informacji o strategii danej firmy, jej filozofii oraz celów (lub podpowiedzi, gdzie takie informacje można uzyskać). To także wspaniały asystent w procesie wdrażania nowego pracownika. Za pomocą bota możemy informować o istotnych wydarzeniach z życia firmy jak np. ważne spotkania, szkolenia, wyjazdy integracyjne. 

Dostępność

Chatbot kojarzy nam się głównie z popularnymi komunikatorami, które wewnątrz organizacji budzą co najmniej niepokój działu IT. Wewnętrzne boty mogą być bez problemu osadzone w przeglądarce internetowej, jako aplikacja zarówno mobilna, jak i desktopowa. Dzięki temu bot jest dostępny dla pracowników  24/7. 

Elastyczność 

Każdy z administratorów, który ma dostęp do konta bota danej organizacji może na bieżąco powiększać bazę jego odpowiedzi. W ten sposób informacje są stale aktualizowane, a śledząc częstotliwość pytań zadawanych przez pracowników możemy dodawać, modyfikować lub usuwać dane odpowiedzi. Dzięki temu można wykorzystać narzędzie do dowolnej liczby celów. Dodając kolejne zestawy odpowiedzi jesteśmy w stanie coraz lepiej wytrenować naszego bota, który będzie coraz dokładniej / sprytniej dopasowywał odpowiedzi do pytań użytkowników. 

Bot z ludzką twarzą? 

Aby ośmielić pracowników do korzystania z chatbota możemy uruchomić funkcję kontaktu z konkretną osobą z działu HR. Wówczas chatbot przekieruje dane pytanie bezpośrednio do osoby przypisanej w algorytmie, a pracownika poinformuje o tym fakcie. Ma to dwojakie korzyści: pracownik wie, że nie rozmawia tylko i wyłącznie z maszyną, a osoba zarządzająca botem może rozbudowywać bazę odpowiedzi, aby zminimalizować ilość powtarzających się pytań.


Automatyzacja i usprawnienie działań wewnętrznych organizacji są istotne dla efektywności wykonywanych zadań, jak również dla motywacji pracowników. Mogą skoncentrować się na trudniejszych wyzwaniach niż odpowiadać po raz kolejny na to samo pytanie, czy przestać frustrować się brakiem odpowiedzi na pytania. Koszty wdrożenia chatbota w organizacji w odniesieniu do oszczędności są relatywnie niskie. Chatboty niewątpliwie będą stanowiły ważny element transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.

Przeczytaj także:
Sztuczna inteligencja w rekrutacji