ROI, czy zwrot z inwestycji (ang. ROI - Return On Investment) to podstawowy wskaźnik finansowy używany do oceny rentowności inwestycji. Jest on relatywnie prosty (nie uwzględnia np. utraty wartości pieniądza w czasie), ale to jest także jego duża zaleta - jest łatwo zrozumiały i pozwala “na szybko” oszacować sensowność danego wydatku. Inne wskaźniki, takie jak wartość bieżąca netto (ang. NPV - Net Present Value) i wewnętrzna stopa zwrotu (ang. IRR Internal Rate of Return ), są wykorzystywane w połączeniu z ROI w celu zapewnienia bardziej wszechstronnej analizy. Jednak ROI ma bardzo dużą zaletę w postaci jego intuicyjności - łatwo jest go zrozumieć i analizować, także przez osoby nie zajmujące się na co dzień finansami.

Obliczając ROI porównujemy po prostu zysk lub stratę z inwestycji w stosunku do jej kosztu wg. następującego wzoru:

ROI zasadniczo oblicza się poprzez odjęcie kosztu inwestycji od zysku/oszczędności netto, a następnie podzielenie wyniku przez koszt inwestycji. Ostateczną wartość mnoży się przez 100, aby wyrazić wynik w procentach. Dodatni ROI wskazuje, że inwestycja przyniosła zysk, natomiast ujemny ROI oznacza stratę. Definicja „dobrego” ROI jest kwestią indywidualną i każda organizacja ma swoje własne zasady oceny inwestycji w systemy. Jest to przydatne narzędzie, ale oczywiście należy stosować go w połączeniu z innymi wskaźnikami i korzyściami, aby podejmować najbardziej świadome decyzje.

Podczas liczenia ROI wdrożenia jakiegokolwiek systemu IT należy pamiętać, że ROI to wskaźnik czysto finansowy, więc pomija różnego rodzaju korzyści, które może dostarczyć wdrażane narzędzie. Części (czasem większej części) korzyści nie da się określić konkretną kwotą oszczędności czy też wykazać bezpośredniego związku danej korzyści ze wzrostem przychodów. Nie oznacza to, że dana korzyść nie występuje i nie jest istotna.

Poniżej przedstawię podejście do obliczenia ROI wdrożenia aplikacji do komunikacji pracowniczej (tj. EmplocityHub), ale dla innych systemów kroki postępowania będa podobne. Aby oszacować wysokość ROI dla wdrożenia systemu, szczególnie pod kątem oszczędności, jakie może nam ona wygenerować, powinniśmy kompleksowo przeanalizować koszty i korzyści związane z jej wdrożeniem. Ogólnie rzecz biorąc proces obliczenia ROI powinien mieć następujące kroki:

1. Analiza kosztów

Należy wziąć pod uwagę zarówno koszty początkowe (np. koszt wdrożenia, koszty licencji, koszty szkoleń etc) jak też koszty bieżące utrzymania danego systemu (w zależności od formuły, w jakiej dostarczone jest oprogramowanie - będzie to opłata za korzystanie, licencje, koszty infrastruktury etc.). W przypadku EmplocityHub struktura kosztów jest dosyć prosta: - opłata wdrożeniowa (pokrywająca koszt konfiguracji platformy, integracji i szkoleń. - opłata miesięczna uzależniona od liczby aktywnych użytkowników.

2. Analiza korzyści

Musimy następnie zidentyfikować konkretne obszary, w których, jak oczekujemy, platforma wygeneruje oszczędności, takie jak obniżone koszty drukowania i dystrybucji materiałów papierowych (ulotki, plakaty, etc), zmniejszone zapotrzebowanie na fizyczne przechowywanie dokumentów, obniżenie kosztu działania infolinii), wzrost produktywności i oszczędność czasu pracy pracowników w dostępie do informacji, poprawa współpracy, efektywniejsze podejmowanie decyzji i i ograniczenie rotacji pracowników. Oszczędności te należy wyrazić w wartości pieniężnej - zwykle jako koszt pracy pracowników, która może być oszczędzona lub przekierowana do bardziej produktywnych obszarów. Można także próbować oszacować wzrost przychodów wynikający z bardziej efektywnej pracy pracowników, choć w przypadku narzędzi, które nie wpływają bezpośrednio na sprzedaż, jest to trudne zadanie. Warto też spróbować oszacować korzyści niematerialne, które są mniej wymierne, ale wciąż cenne, takie jak większe zaangażowanie pracowników, lepsze wewnętrzne dzielenie się wiedzą i bardziej spójna kultura firmy.

2.1 Główne drivery korzyści

W przypadku EmplocityHub na bazie naszych doświadczeń z przeprowadzonych wdrożeń i pracy z Klientami za najważniejsze drivery oszczędności, które uwzględniamy w kalkulacji ROI są:

• Oszczędność na rotacji pracowników.
• Oszczędność czasu pracy pracowników liniowych / wzrost przychodów firmy.
• Oszczędność czasu pracy pracowników wsparcia.

2.2 Określenie wartości wskaźników

Estymacja każdego z nich wymaga oszacowania wskaźników takich jak:

• % aktywnych użytkowników.
• Koszt rotacji pracowników.
• % ograniczenia retencji przez zaangażowanie pracowników.
• Średnia liczba spraw pracowniczych w tygodniu.
• Średni czas załatwienia sprawy (w minutach) / r.
• Odsetek zapytań powtarzalnych.
• Odsetek zautomatyzowanych odpowiedzi.
• Liczba godzin poświęcanych na obsługę pracowniczą w tygodniu.

2.3 Uzyskanie danych od klienta

Niezbędne jest także pozyskanie od Klienta informacji dotyczących obecnych driverów kosztów:

• Liczba pracowników liniowych
• Średnia pensja pracowników liniowych
• Roczna rotacja
• Liczba pracowników wsparcia (kadry, helpdesk, HR etc.)
• Średnia pensja pracowników wsparcia

2.4 Szacowanie wskaźników

Wskaźniki szacujemy na podstawie:

• Danych wewnętrznych Klienta - jest to najlepsze źródło, jednak nie zawsze informacje, które są nam potrzebne do modelu ROI są przez Klienta zbierane i analizowane.
• Doświadczeń z innych, podobnych wdrożeń - jeżeli nasza organizacja ma doświadczenie we wdrażaniu produktu u podobnych klientów, w podobnej skali działalności, jest to również bardzo dobre źródło.
• Raportów rynkowych - to jest także dobre źródło danych, które stanowi pewien rodzaj punktu odniesienia. Dobrze, gdy dane są branżowe i bazują na podobnych przedsiębiorstwach. Czasem niezbędne jest przeprowadzenie eksperckiej korekty - najlepiej we współpracy z Klientem.
• Ocena ekspercka - teoretycznie najmniej obiektywne źródło, ale czasem może okazać się bardzo wiarygodne. Jeżeli ekspertem jest osoba z dużym doświadczeniem branżowym lub jeszcze lepiej - pracownik Klienta, który jest w stanie oszacować określone wskaźniki bazując na swoim doświadczeniu w firmie, wartości te mogą być zadziwiająco zgodne z później przeprowadzonymi pomiarami (patrz punkt 4).

3. Obliczenie zwrotu z inwestycji

Kiedy już zbudujemy model kosztów i korzyści, możemy użyć wzoru ROI, aby obliczyć procentowy zwrot z inwestycji. Należy odjąć całkowite koszty od całkowitych korzyści, a następnie podzielić przez całkowite koszty i pomnożyć przez 100. Wynikiem jest wartość procentowa ROI. Każda wartość powyżej 0 oznacza zysk z inwestycji, zaś ujemna - stratę. W analizach ROI zwykle bierze się pod uwagę dłuższy, 3 lub 5 letni horyzont analizy.

4. Monitorowanie kosztów i korzyści

Po wdrożeniu platformy ważne jest by monitorować jej rzeczywisty wpływ na koszty, produktywność i przychody. Możemy zastosować ten sam model, który przyjęliśmy do oryginalnych wyliczeń, tylko wartości, które przyjęliśmy jako parametry (np. oszczędność czasu każdego z pracowników, poziom wykorzystania platformy etc.) należy zastąpić realnymi danymi uzyskanymi w trakcie monitorowania efektywności platformy. Pozwoli nam to ocenić, jak realne wyniki wdrożenia odchylają się (in plus lub in minus) od założonych i w przypadku stwierdzenia negatywnych wyników - przedsięwziąć kroki zaradcze (przykładowo - poprzez akcje promocyjne zwiększyć liczbę aktywnych użytkowników).

Przeprowadzając dokładną analizę kosztów, korzyści i skutków niematerialnych oraz stosując ustrukturyzowaną formułę ROI, można uzyskać głębokie zrozumienie finansowych i operacyjnych implikacji platformy komunikacji pracowniczej. Umożliwi to świadome podejmowanie decyzji i ciągłą optymalizację wartości platformy. Posiadając model ROI jesteśmy w stanie nie tylko określić zakładaną rentowność inwestycji, ale następnie wykorzystać go do monitorowania jej realizacji i oceny rezultatów.

Jeżeli jesteś zainteresowany tematem wdrożenia w swojej firmie EmplocityHub lub ogólnie interesuje Cię tematyka modelowania kalkulatorów ROI - napisz do mnie na adres arkadiusz.talun@emplocity.pl lub złap mnie na LinkedIn i podejmować świadome decyzje dotyczące jej wdrożenia i bieżącego użytkowania. Niektóre firmy oferują kalkulatory ROI zaprojektowane specjalnie dla danej klasy systemów.

Chcesz zwiększyć efektywność swoich pracowników, sprawdź EmplocityHub.