Jak AI
usprawni komunikację wewnętrzną w firmie

To już się wydarzyło - rewolucja Sztucznej Inteligencji zmienienia w zawrotnym tempie nasze postrzeganie tego co jest, a co nie jest możliwe - kolejne obszary działania do tej pory zarezerwowane dla człowieka, okazują się jak najbardziej domeną maszyn. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do takich cudów techniki jak automatyczne tłumaczenie czy tworzenie sztuki przez AI i powoli także swobodna konwersacja z chatbotem staje się dla nas czymś normalnym. Warto wspomnieć tu także o takich zastosowaniach jak automatyzacja tworzenia i publikacji reklam rekrutacyjnych. Obecnie jesteśmy w okresie “burzy i naporu”, tj. tworzenia się nowych narzędzi sposobów pracy. Rewolucja AI nie ominie także komunikacji wewnętrznej - dlatego warto już dziś zastanowić się, jak nowe technologie mogą przyczynić się do wzmocnienia jej efektywności i jak wpisują się w realizację planów strategicznych firm.

Chociaż może się wydawać, że sztuczna inteligencja pojawiła się znikąd, to tak naprawdę już od dłuższego czasu odgrywa ogromną, chociaż dyskretną rolę w naszym życiu. Za każdym razem, gdy sięgamy po telefon lub siadamy do komputera, ona już tam jest - czy to w funkcji logowania poprzez rozpoznanie Twojej twarzy, czy też analizując zapytanie w wyszukiwarce Google. Już nie wspominając o cyfrowych asystentach takich jak Siri od Apple czy Alexa od Amazon.SI także podpowiada Ci trasę do domu czy też rekomenduje filmy i programy na Netflixie. Pewnym przełomem jednak w postrzeganiu narzędzi AI było pojawienie się ChataGTP pod koniec 2022 roku. Narzędzie to okazało się niezwykle popularne (w raptem 2 miesiące osiągnęło ponad 100 milionów aktywnych użytkowników) - w pewnym momencie była to najszybciej rozwijająca się aplikacja konsumencka w historii internetu (TikTok do osiągnięcia 100 milionów użytkowników potrzebował 9 miesięcy, Instragram - dwa i pół roku).

Czy SI powinna wzbudzać u nas lęk? Czy pomoże nam w pracy, czy może ją nam odbierze? Prawda jest taka, że do pewnego stopnia można spodziewać się obu tych efektów. Dzięki mądrze wdrożonym rozwiązaniom Sztucznej Inteligencji będziemy w stanie robić więcej w krótszym czasie, co oznacza, że firmy mogą potrzebować mniej pracowników, ale za to lepiej przystosowanych do nowej rzeczywistości, w której ważne jest by umieć efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Dlatego warto już dziś myśleć o wdrażaniu narzędzi i szkoleniu się w ich użyciu.

Dla osoby zainteresowanej komunikacją wewnętrzną istotne powinno być zrozumienie, w jaki sposób narzędzia AI mogą usprawnić przepływ informacji i zwiększyć efektywność pracy. Główne obszary, w których AI może okazać się szczególnie pomocne to:

1. Analiza danych - odpowiednie narzędzie pomoże zbierać i następnie analizować duże ilości danych, takie jak opinie pracowników, zadawane pytania, wyszukiwane informacje czy też informacja zwrotna.
2. Spersonalizowana komunikacja - dzięki odpowiednim narzędziom można segmentować pracowników na podstawie kryteriów takich jak stanowisko, lokalizacja lub zainteresowania, umożliwiając wysyłanie spersonalizowanych, ukierunkowanych wiadomości. Sztuczna inteligencja może zautomatyzować tworzenie i dostarczanie spersonalizowanych wiadomości i powiadomień, dzięki czemu odpowiednie treści dotrą do właściwych osób.
3. Chatboty i wirtualni asystenci - chatboty i wirtualni asystenci wykorzystujący sztuczną inteligencję zapewniają pracownikom natychmiastowe wsparcie, odpowiadając na często zadawane pytania, dostarczając informacji i prowadząc ich przez procesy. Odciąża to zespoły ds. komunikacji wewnętrznej i umożliwia pracownikom szybki dostęp do informacji.
4. Tworzenie i przeglądanie treści - algorytmy sztucznej inteligencji mogą pomóc w generowaniu treści, np. pisaniu wewnętrznych postów czy generowania grafik na potrzeby wewnętrznej komunikacji. Sztuczna inteligencja może także wybierać odpowiednie treści z różnych źródeł i sugerować pracownikom artykuły, filmy lub zasoby w oparciu o ich zainteresowania i role.
5. Automatyczne tłumaczenie - narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą ułatwić skuteczną komunikację ponad barierami językowymi w organizacjach zatrudniających zróżnicowaną pod względem językowym siłę roboczą.
6. Opinie i ankiety pracowników - Sztuczna Inteligencja może usprawnić proces zbierania i analizowania opinii pracowników poprzez automatyczne ankiet i analizę nastrojów. Algorytmy sztucznej inteligencji potrafią identyfikować wspólne tematy i trendy w informacjach zwrotnych, dostarczając cennych spostrzeżeń specjalistom ds. komunikacji wewnętrznej.
7. Automatyzacja przepływu pracy - Sztuczna Inteligencja może zautomatyzować powtarzalne zadania, co uwalnia czas dla specjalistów od komunikacji wewnętrznej i pozwala im skoncentrować się na strategicznych inicjatywach i zadaniach oraz daje więcej czasu na skupienie się na ludziach.

Narzędzia do komunikacji wewnętrznej wykorzystujące technologie AI, takie jak EmplocityHub mają potencjał drastycznego ograniczenia kosztów i zwiększenia efektywności pracy - zarówno zaangażowanych specjalistów od komunikacji jak i pracowników obsługi pracowniczej - ale przede wszystkim ograniczenie straty czasu pracowników liniowych na poszukiwanie aktualnych informacji, składanie różnego rodzaju wniosków czy też aktualizację wiedzy dotyczącej stanowiska pracy. Nawet 15 minut w skali tygodnia w perspektywie całej firmy oznacza często oszczędności rzędu kilkuset tysięcy złotych. Sztuczna Inteligencja może pomóc w radzeniu sobie z największymi wyzwaniami komunikacji wewnętrznej, w tym z niskim zaangażowaniem pracowników i nadmiarem informacji, wpływając pozytywnie na wyniki biznesu.